Como acompanhar o cronograma

Existem três visões disponíveis nesta área:

• Gantt: lista as atividades à esquerda da tela e apresenta o diagrama de Gantt à direita, onde as barras horizontais representam as atividades ao longo do tempo.

• Kanban: As tarefas e subtarefas são representadas em cards e os estágios agrupam os status das tarefas em colunas. As fases não são representadas no kanban.

• Visualização Conjunta: Permite visualizar simultaneamente o Gantt e o Kanban na mesma tela.

Na lista de atividades do Gantt, são exibidos o código da EAP, Nome, Data de Início e Fim, Status e Datas de Início e Fim da Linha de base. Você pode personalizar a visualização arrastando as colunas para reordená-las e clicando com o botão direito para selecionar quais informações deseja exibir:

Ainda dentro dessa área, temos três informações importantes sobre o projeto:

IDP (Índice de Desempenho de Prazo): que consiste na razão da porcentagem executada pela porcentagem base.

Atraso: calculado pela diferença entre a data de fim atual e a data final da base.

Avanço total do Projeto: percentual do prazo concluído do projeto.

Fases, tarefas e subtarefas

Para criar as fases, tarefas e subtarefas, basta clicar no botão “Criar” localizado no canto superior direito:

As fases representam o primeiro nível da hierarquia do cronograma, sendo apresentadas exclusivamente na visualização em Gantt, podendo definir nome e cor. As tarefas representam o segundo nível e as subtarefas o nível 3.

No Kanban, as tarefas e subtarefas são representadas em formato de cartões e as fases são visíveis apenas no detalhamento no modal de edição.

Dependências

É possível criar dependências entre tarefas dentro do modal de edição, ou conectando-as de maneira rápida diretamente no gráfico Gantt.

As dependências somente poderão ser criadas dentre o mesmo nível de hierarquia. Por exemplo, uma tarefa (nível 2) só pode ter dependências com outras tarefas (nível 2), assim como subtarefas (nível 3) poderão ter dependências com outras subtarefas (nível 3).

Checklist

Para um maior detalhamento das terefas ou subtarefas, é possível criar checklists. Os checklists podem ser criados diretamente ao criar ou editar uma tarefa ou subtarefa dentro do cronograma:

Preencha o nome do item do checklist e pressione Enter para passar para o próximo item. Não se esqueça de salvar as alterações!

É importante ressaltar que o avanço do checklist não impacta diretamente no avanço da tarefa ou subtarefa em si.

Linha de base

Caso você tenha importado um projeto já existente, a linha de base importada será a última salva no projeto de origem, ou seja, aquela com a data mais próxima da atual. No entanto, é possível criar uma nova linha de base dentro das configurações da área do Cronograma.

Aqui, você tem a opção de visualizar todas as linhas de base disponíveis e pode ativá-las, editá-las ou excluí-las conforme necessário.

Filtros

Para facilitar a visualização, temos os filtros por Datas, Nível, Etiquetas, Status, Nome da Tarefa, com a possibilidade de filtrar também as atividades que possuem dependência:

Detalhe bem suas tarefas, assim consegue realizar diferentes análises e controlar o necessário com o apoio dos filtros.

Duração das atividades

A duração da fase é calculada com base nas durações das tarefas, considerando a data de início e término da primeira e última tarefa. O mesmo comportamento se aplica às subtarefas, portanto, quando uma tarefa tiver subtarefas, a edição de duração não estará disponível, será necessário editar diretamente nas subtarefas.

Mudança de status das tarefas e subtarefas

Para representar o avanço do projeto, é possível alterar o status tanto das tarefas quanto das subtarefas no cronograma. Isso pode ser feito editando a tarefa no Gantt ou movendo o card no Kanban.

O avanço parcial das fases se dá pelo estágio das tarefas que o compõem, assim como o avanço das tarefas que acontecem de acordo com o status das subtarefas. Exemplo: A tarefa 1, é composta pela subtarefa 1 (10 dias) e subtarefa 2 (5 dias), totalizando 15 dias. Ao concluir a subtarefa 1 o avanço a tarefa 1 é = 10 dias/15 dias = 66%.

O mesmo processo se aplica ao avanço das tarefas: ao mover uma subtarefa para "Ativas", a tarefa e a fase também avançam automaticamente. Esse padrão se repete do nível mais baixo para o mais alto: subtarefas (3) para tarefas (2) e de tarefas para fases (1). Entretanto, o avanço dos níveis mais baixos em "Ativas" não afeta o avanço dos níveis mais altos.

Retrocedendo Estágios

Para retroceder, é possível fazê-lo somente a partir do menor nível. Por exemplo, se uma fase tem tarefas e subtarefas, é necessário retroceder pelas subtarefas (nível 3), enquanto se houver apenas tarefas (nível 2), pode-se retroceder por elas.

Quando uma subtarefa é alterada de “Finalizadas” para “Ativas”, sua tarefa correspondente é automaticamente alterada para o primeiro estágio de “Ativas”. Da mesma forma, se uma subtarefa passar de “Ativa” para “Não iniciada”, a tarefa associada acompanha essa mudança. Essas alterações na tarefa refletem-se igualmente na fase correspondente.

Visão Consolidada

Se precisar de uma visão geral de todos os projetos simultaneamente,você pode acessar a opção de visão consolidada no menu lateral esquerdo. Isso permite a visualização das tarefas, do cronograma e as visualizações em Gantt e Kanban de todos os projetos disponíveis de uma só vez, sendo possível utilizar os filtros também.

Neste modo de visualização, é importante observar que não é possível fazer edições no Gantt, apenas alteração de status movimentando os cards no Kanban. 

Quer saber como configurar o Kanban ou as etiquetas? Clique aqui!

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